HVORNÅR ER VI KLAR TIL ET DEDIKERET WMS?

Vurder jer selv på rejsen fra excelark til automatisering

For rigtig mange virksomheder starter logistikstyringen i et excelark. Det går meget godt i starten, måske endda igennem længere tid, men pludselig begynder begrænsningerne at melde sig. Hvornår er det rette tidspunkt at erstatte excelarket med et Warehouse Management System (WMS)? Tag med på udviklingsrejsen her i artiklen – og se, om ikke du kan genkende jeres aktuelle situation.

Det, du ser her, er en udviklingsrejse i logistikstyring.

Det er en model, vi har udarbejdet i Axacon på baggrund af 20 års erfaring med logistikstyringsprojekter.

Modellen viser de forskellige stadier, vi oplever, at vores kunder befinder sig på i deres udvikling hen imod effektiv logistikstyring. Vi vil nu tage dig igennem de forskellige stadier i modellen, så du kan vurdere, hvor I er lige nu, og hvordan I kommer videre til næste niveau.

Vi ved, at logistikken er kritisk. Der er mange ’penge på spil’ for at sige det ligeud, og enhver fejl har en negativ effekt på omsætningen og dermed virksomhedens vækst.

Derfor vil vi til sidst i artiklen afsløre, hvordan I kan komme hurtigere frem til at høste effektiviseringsgevinsterne.

Vi ved godt, at det er det, du – og din ledelse – i virkeligheden er ude efter.

Fra logistikstyring i excelark til automatisering

Stadie 1: Papir & Excel til logistikstyring på lageret

Hvis I benytter manuelle, papirbaserede arbejdsgange på lageret (eksempelvis følgesedler og afkrydsning ved modtagelse af varer) og fører alle data manuelt ind i et excelark, så befinder I jer på første stadie af udviklingsrejsen mod en effektiv logistikstyring.

Rigtig mange virksomheder starter logistikstyringen på denne måde, og excel er et naturligt sted at starte, når der opstår et akut behov for at dokumentere data og skabe overblik. I første omgang er det et begrænset antal linjer, der skal opdateres i excelarket fra dag til dag, men som tiden går, vokser dokumentet med flere linjer og faneblade.

Begrænsninger: På et tidspunkt mærker du, at det bliver svært at holde excelarket opdateret. Din lagerbeholdning vokser, men kompleksiteten i logistikken vokser også.

Du får flere folk på lageret, der modtager, plukker og pakker varer, samtidigt med at du får flere varianter af varer, du skal holde styr på. Så du kan ikke foranledige dig på din ellers gode hukommelse – og du kan også godt mærke, at arbejdsgangen med at opdatere excelarket ikke skalerer i takt med virksomhedens vækst.

Nye behov opstår: Du har behov for at data flyder direkte fra lagermedarbejdernes pluk og pak til din rapportering, og du har også behov for, at lagermedarbejderne får vigtige notifikationer om eksempelvis nye godkendte ordrer eller transportforsinkelser. Den viden, du har igennem dit overblik i excelarket, har de også brug for at få for at kunne arbejde effektivt.

Stadie 2: ERP modul & skannerløsning til logistikstyring på lageret

Hvis I benytter jer af skannere på lageret, taler de oftest sammen med et WMS. På dette andet stadie i udviklingsrejsen er det typisk et WMS-modul tilkøbt ERP-systemet.

Din ledelsesopgave på stadie 2 er kompliceret, fordi du – for at nå op til dette stadie – har involveret it-afdelingen i at digitalisere data via en skannerløsning, som lagermedarbejderne bruger til at skanne varernes stregkoder fra nummerede reoler. Du har også involveret økonomichefen, som har sikret, at data kommer direkte ind i ERP-systemet, hvorfra topledelsen nu kan følge med i rapporteringen.

Begrænsninger: De faktuelle data er der nu styr på – men forståelsen for, hvordan lageret skal drives, kommer aldrig til udtryk i rapporteringen. Skannerne kan godt fortælle lagermedarbejdere, hvad de skal gøre, men hele procesunderstøttelsen, der sikrer, at der optimeres på processerne, er stadig ikke løst.

Og nu kommer salgschefen gudhjælpemig og siger: ”De ordrer, vi får ind før middag, skal I sørge for at sende af sted med det samme”. Fuldstændig uden hensynstagen til, at det eksempelvis kræver ompakning.

Nye behov opstår: Du er nødt til at få den viden, du har om at drive et effektivt lager, ud til den enkelte lagermedarbejder på en systematiseret måde – og i real time. ERP-løsningen registrerer det, der bliver gjort, men fortæller ikke, hvad der bør/skal gøres, så du kan agere proaktivt. Der er behov for procesoptimering igennem et management-lag, hvis logistikken skal kunne skaleres yderligere.

Stadie 3: Dedikeret WMS til logistikoptimering på lageret

Hvis I har digitaliseret alle forretningsdata og samtidigt anvender dem til hele tiden at optimere flowet på lageret, så I høster alle effektiviseringsgevinster, befinder I jer på stadie 3. Her har I formentlig investeret i et dedikeret WMS.

Økonomichefen har nu hele tiden styr på forretningsdata. Indkøbsafdelingen ved hele tiden, hvad der er på hylderne – i real time. Logistikchefen er med til at sætte de strategiske mål ud fra sin viden om effektiv lagerdrift, mens de lavpraktiske opgaver såsom daglig vejledning af lagermedarbejderne og daglig rapportering af data håndteres af WMS.

Begrænsninger: Hele driften er procesunderstøttet, så begrænsningerne opstår først, når virksomheden vækster så meget, at I begynder at opleve decideret pladsmangel eller begrænsninger ved den menneskelige effektivitet.

Nye behov opstår: I er nu på et stadie, hvor I må kigge ind i robotløsninger for at opfylde behov for at effektivisere yderligere på eksempelvis pluk og pak eller udnytte lagerkvadratmeterne bedre.

Stadie 4: Logistikoptimering gennem robotteknologi

Alle lagerprocesser er optimerede, så i stadie 4 er det tid til at tænke smartere. Robotteknologien kan i samspil med lagermedarbejderne løfte virksomheden til det ypperste niveau – det er tid til at bevæge sig fra ”man to good” mod ”goods to man”.

Som logistikchef definerer du kravene sammen med den øvrige ledelse og åbner mere og mere op for funktionaliteterne i dit dedikerede WMS.

4 stadier er for meget. Hvordan får vi hurtigere del i effektivitetsgevinsterne?

Vi lovede indledningsvist at afsløre, hvordan I kommer hurtigere frem til at høste effektiviseringsgevinsterne – og svaret har vi illustreret her:

Mange virksomheder tror, at digitalisering af logistikken sker ved, at data automatisk bliver rapporteret i et system. Men udviklingen fra excelarket til ERP-dataregistreringen er slet ikke så effektiviserende, som de umiddelbart troede.

I ERP-skannerløsningen gør du dine data digitale, ja.
– Men dine processer er stadig grundlæggende de samme.

Det er i optimering af lagerprocesserne at mulighederne for effektivisering ligger.

Derfor anbefaler vi virksomheder i vækst at springe direkte til stadie 3: Indføring af dedikeret WMS til logistikoptimering på lageret. For her kan du fra starten sørge for, at alt, hvad du digitaliserer, også er procesunderstøttende, så dine lagermedarbejdere kan arbejde effektivt. Du vil takke os for den beslutning – bare vent at se.

Hvad fylder mest i jeres overvejelser nu?

Tal med os. Vi er specialister i logistikstyring og kan rådgive om både logistik, teknologi og forretning.